واژه CRM SOFTWARE مخفف ( Customer Relationship Management Software) به معنای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری مجموعه ای از ابزار ها ،فرایندها و اقداماتی است که سازمان برای: شناسایی، انتخاب، ترغیب، گسترش، حفظ و ارائه خدمات به مشتریان بکار می گیرید. این سیستم مجموعه ای از متدولوژی ها، فرایندها، نرم افزار و سیستم هایی است که به موسسات و شرکت ها در مدیریت موثر و سازمان یافته ارتباط با مشتریان کمک می کند.  اطلاعات بیشتر: نرم افزار crm چیست؟ & CRM چیست؟

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به عنوان یک ابزار جامع، سازمان را قادر به شناسائی، جذب، حفظ و پرورش مشتریان سودآور از طریق ایجاد و حفظ روابط بلندمدت می سازد. هدف سازندگان نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری بالا بردن سطح سود به صورت بلند مدت و ارائه ی راه کارهای مشتری مدارانه است که باعث رضایت هرچه بیشتر مشتری و افزایش سطح درآمد شرکت شود.

در حقیقت نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ابزاری است برای جمع آوری نیازها و رفتارهای تجاری مشتریان تا به ایجاد روابطی قویتر با آنها منجر شود. در نهایت، رابطه قوی با مشتریان مهمترین رمز موفقیت هر کسب و کار است. به عنوان روشی بهتر برای درک نرم افزار CRM ، می توان آنرا به مانند فرایندی دانست که به ما کمک می کند تا اطلاعات مختلفی از مشتریان، فروش، اثر بخشی فعالیتهای بازاریابی، سرعت عمل در پاسخگویی به مشتری و نیز تمایلات بازار را به شکل یکجا جمع آوری کنیم.

سازمان‌ها با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می توانند چرخه فروش را کوتاهتر و وفاداری مشتری به ایجاد روابط نزدیکتر و درآمد را افزایش دهند. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می‌تواند کمک کند تا مشتریان موجود حفظ شوند و مشتریان جدیدی جذب شوند.
ارتباطات مشتریان با سازمان از طرق مختلف، از جمله وبسایت، ایمیل، اس ام اس، تلفن، مراکز فروش، توزیع کنندگان و شبکه های همکار صورت می پذیرد. وظیفه اصلی نرم افزار CRM ( نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ) تسهیل در برقراری ارتباط مشتری با سازمان ( به هر صورتی که مشتری تمایل دارد ) بدون محدودیت زمانی ، مکانی و ملیتی می باشد به نحوی که مشتری احساس نماید، با سازمان واحدی در تماس می باشد که وی را می شناسد، برای وی ارزش قائل است و نیازهای او را به سرعت و با آسانترین روش ارتباطی مرتفع می نماید.

مزایای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری

نرم افزار CRM یا همان نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری جهت جمع آوری سریع اطلاعات مشتری، شناسایی با ارزش ترین مشتریان در طول زمان، و افزایش وفاداری مشتری با ارائه محصولات و خدمات سفارشی در شرکت ها مفید می باشد.

مزایای اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری

1. توانایی هدف قرار دادن مشتریان سود آور
2. ارائه یکپارچه در سراسر کانال
3. بهبود کارایی و اثر بخشی نیروی فروش
4. پیام های بازاریابی فردی
5. محصولات و خدمات سفارشی و بهبود ارائه خدمات
6. بهبود کارایی و اثر بخشی خدمات به مشتری
7. بهبود قیمت
8. افزایش بازدهی و اثربخشی مراکز تلفنی تماس با مشتری
9. ارائه محصولات جنبی موثرتر
10. یاری رسانی به نیروهای فروش برای عقد سریعتر قراردادهای فروش
11. تسهیل در فرایندهای فروش و بازاریابی
12. افزویش مشتریان جدید
13. افزایش گردش مالی مشتریان
14. پاسخگویی سریع به درخواست مشتریان
15. فراهم کردن شرایط مراجعه مجدد مشتری
16. کاهش هزینه‌های تبلیغاتی
17. افزایش فرصت‌های بازاریابی و فروش
18. شناخت عمیق تر مشتری
19. دریافت باز خورد از مشتری و توسعه خدمات و محصولات جاری
      

مراحل طراحی و پیاده سازی نرم افزار CRM:

• تدوین استراتژی و اهداف سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان
• شناخت استراتژی بازاریابی، فروش و خدمات سازمان
• نصب، راه‌اندازی، عملیاتی سازی و آموزش سیستم به کاربران
• مهندسی مجدد فرآیندهای مرتبط مانند بازاریابی، فروش و خدمات به مشتری
• ویژه‌سازی و بومی‌سازی نرم‌افزار جهت پاسخگویی به نیازهای ویژه سازمانتدوین نیازمندی‌های سازمان و کاربران در این حوزه

امنیت و دسترسی به اطلاعات در نرم افزار CRM و سایر زمینه‌های فناوری اطلاعات معمولا در نقطه مقابل هم هستند و باید تعادلی بین آنها برقرار گردد. در مورد نرم افزار CRM ، تمام کارکنان نیاز دارند که به اطلاعات مشتریان دسترسی داشته باشند اما اینکه به هر کاربر و واحد سازمانی تا چه میزان دسترسی داده شود، نیازمند برنامه‌ریزی و طراحی دقیق است.

در ادامه به بررسی برخی جنبه‌های امنیت اطلاعات در نرم افزار CRM خواهیم پرداخت.

سرورهای داخلی یا فضای ابری
شرکت‌ها معمولا برای انتخاب محل قرارگیری نرم افزار CRM ، مسائل مختلفی را در نظر می‌گیرند که یکی از فاکتورهای مهم در این تصمیم گیری، امنیت اطلاعات است. اگر در شرکت شما وضعیت تجهیزات سخت افزاری، شبکه، برق اضطراری، تهویه مطبوع، امنیت فیزیکی و … در سطح قابل قبولی است و نیروی متخصص کافی برای نگهداری از سرورها را هم در اختیار دارید و همچنین دسترسی کاربران به نرم افزار نیز بیشتر از داخل سازمان است، احتمالا گزینه قرارگیری نرم افزار CRM در داخل سازمان را ترجیح می‌دهید.

اما در صورتیکه وضعیت منابع داخلی را مطلوب ارزیابی نمی‌کنید، می‌توانید به میزبانی نرم افزار بر روی سرورهای فیزیکی یا مجازی قابل تهیه از دیتاسنترهای معتبر فکر کنید.

هکرها و بد افزارها
هکرها و بدافزارها یکی از مهمترین مشکلات امنیتی هستند که باید از سرورها و نرم افزارهای سازمانی در مقابل آنها محافظت نمود. رعایت موارد زیر بر روی تمام سرورها به ویژه سرور میزبان نرم افزار CRM ضروری است.

• سیستم عامل ویندوز سرور را حتما بروز رسانی کنید.
• یک نرم افزار آنتی ویروس معتبر بر روی سرور نصب کنید.
• با استفاده از فایروال سخت افزاری یا نرم افزاری، تمام پورت‌های غیر ضروری را غیر فعال نمایید. همچنین حتما پورت پیش فرض Remote Desktop را تغییر دهید.

از مناسب بودن تمام رمزهای عبور مطمئن شوید. رمزهای عبور ساده بسیار آسیب پذیر هستند.
هیچ نرم افزار سازمانی یا کاربردی دیگری بر روی سرور CRM نصب نکنید. نرم افزار CRM نیاز به یک سرور کاملا اختصاصی دارد که البته می‌تواند یک سرور مجازی باشد.
در صورت امکان از سرورهای مجازی استفاده نمایید. این سرورها دارای قابلیت پشتیبان گیری و بازیابی کامل سیستم عامل و اطلاعات موجود بر روی سرور هستند که گاهی بسیار مفید خواهد بود.
بر روی سرور CRM، هیچ فولدری را با دسترسی نوشتن یا تغییر به اشتراک نگذارید. اگر نیاز به محلی برای File Sharing دارید از سرورهای دیگر استفاده کنید.
 

پشتیبان گیری از داده‌ها
یکی از ضروری‌ترین اقدامات امنیتی تهیه نسخه پشتیبان از تمام داده‌های مهم سازمان به ویژه بانک‌های اطلاعاتی است. اگر از نرم افزار Microsoft Dynamics CRM استفاده می‌نمایید، کافی است از بانک‌های اطلاعاتی موجود بر روی SQL Server بصورت منظم و خودکار نسخه پشتیبان تهیه کنید.

البته توجه داشته باشید که ذخیره نسخه‌های پشتیبان بر روی هارد دیسک سرور کافی نیست و باید حتما بصورت منظم و خودکار آنها را در محل مطمئن دیگری نیز کپی نمایید، زیرا در صورت بروز مشکلات سخت‌افزاری برای هارد دیسک سرور یا آلودگی به باج افزارها و یا حوادثی مانند سرقت و آتش سوزی، کل اطلاعات روی هارد دیسک داخلی و احتمالا هارد دیسک‌های اکسترنال متصل به سرور را از دست خواهید داد. یکی از گزینه‌ها، کپی اطلاعات بصورت فشرده و رمزنگاری شده بر روی یک فضای FTP موجود در یک دیتاسنتر است.

تنظیم مجوزهای دسترسی
اگر از نرم افزار مایکروسافت CRM استفاده می‌کنید، این نرم افزار دارای سطوح امنیتی بسیار کامل و پیشرفته‌ای است که به راحتی می‌توانید دسترسی کاربران به اطلاعات را محدود و مشخص نمایید. در این نرم افزار CRM می‌توان مجوزهای دسترسی کاربران به اطلاعات را بر اساس نوع و مالکیت رکورد و حتی برای تک تک فیلدهای اطلاعاتی تعیین نمود. همچنین امکان تعیین مجوزهای کاربران برای مشاهده، ایجاد و ویرایش هر رکورد و فیلد اطلاعاتی نیز وجود دارد.

در نرم افزار مایکروسافت CRM، می‌توانیم با توجه به واحدها و گروه‌های مختلف کاری در سازمان، نقش‌های امنیتی مورد نیاز را با دسترسی‌های مناسب تعریف نموده و به کاربران اختصاص دهیم.

خروج اطلاعات از سازمان
شرکت‌ها معمولا به کارکنان خود اجازه می‌دهند که گزارش‌ها و لیست‌های اطلاعاتی مختلفی را مشاهده نمایند. اما اگر علاوه بر مشاهده اطلاعات بر روی مانیتور، مجوز خروجی گرفتن از داده‌ها بصورت فایل‌های Excel را هم به کاربران بدهید، ریسک خروج و سرقت اطلاعات از شرکت را به شدت افزایش داده‌اید. برخی از کارکنان هنگام ترک سازمان، داده‎های مشتریان را با خود به شرکت‌های رقیب می‌برند که این می‌تواند صدمات جبران ناپذیری را به شما وارد نماید.
در نرم افزار مایکروسافت CRM می‌توانید به راحتی مجوز مشاهده، صدور به اکسل و حتی چاپ را محدود نمایید.

تاریخچه تغییرات
علاوه بر تعیین مجوزهای دسترسی کاربران، شما در مواردی نیاز دارید که تاریخچه تغییرات رکوردها و فیلدهای اطلاعاتی را هم در اختیار داشته باشید. برای نمونه ببینید که هر فیلد اطلاعاتی مشتری چند بار و در چه تاریخ‌هایی و توسط چه کاربرانی تغییر کرده است و مقادیر قبلی آن چه بوده است.

این قابلیت در نرم افزار مایکروسافت CRM کاملا پشتیبانی شده و برای اهداف کنترلی و ممیزی و اطمینان از صحت اطلاعات بسیار مفید و ضروری است.

در سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری ، اطلاعات حساس و مهمی مانند اطلاعات مشتریان و اطلاعات بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش شرکت نگهداری می‌شود و کاملا روشن است که در صورت از بین رفتن و یا افشای این اطلاعات چه آسیب‌های زیادی متوجه شرکت و مشتریان آن خواهد شد. بنابراین توجه به امنیت اطلاعات در این سیستم‌ها بسیار ضروری و حیاتی است.

ارتباط با مشتری یکی از مفاهیم مهم بازاریابی در عصر حاضر است. از آن‌جا که امروزه نحوه‌ی تعامل مشتریان با کسب‌وکارها به کلی دگرگون شده است، کسب‌وکارهایی که می‌خواهند در این دنیای رقابتی باقی بمانند باید بتوانند برای جذب مشتریان بالقوه و حفظ مشتریان فعلی خود ارتباطی قدرتمند با آنها برقرار کنند و آن را مدیریت کنند. در بسیاری از موارد لازمه‌ی ایجاد چنین ارتباطی استفاده از انواع نرم‌افزارهای CRM، متناسب با بازار، مشتریان و نیاز کسب و کار است.

انواع CRM - مدیریت ارتباط با مشتری
مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management) یا «سی آر ام» (CRM) به مجموعه‌ای از شیوه‌ها، استراتژی‌ها و فناوری‌هایی اطلاق می‌شود که شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ از آن برای مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به مشتریان استفاده می‌کنند. هدف از مدیریت ارتباط با مشتری، بهبود روابط با مشتریان، کمک به حفظ و نگهداری مشتریان و افزایش فروش است. سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری برای جمع‌آوری اطلاعات مختلف در مورد مشتریان طراحی شده‌اند. جمع‌آوری این اطلاعات از راه‌های ارتباطی مختلف بین شرکت و مشتری شامل وب‌سایت شرکت، تلفن، برنامه‌های چت زنده، ایمیل مستقیم، ابزارهای بازاریابی و رسانه‌های اجتماعی امکان‌پذیر است. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند جزئیات اطلاعات مشتریان از جمله اطلاعات شخصی آنها، تاریخ خرید، ترجیحات خرید، نگرانی‌های و نارضایتی‌های آنها را ارائه دهند.
 

می‌توان گفت مدیریت ارتباط با مشتری بدون استفاده از نرم‌افزارها و فناوری‌های مربوط به آن، تقریبا امکان‌پذیر نیست. تصور کنید با وجود رقیبانی که هر لحظه درصدد جذب مشتریان شما به سوی خود هستند، می‌خواهید بدون استفاده از فناوری با همه‌ی آنها ارتباط داشته باشید، آنها را پیگیری کنید و در کسب‌وکارتان موفق باشید! نرم‌افزارهایی که برای رفع این مشکل طراحی شده‌اند، اطلاعات و اسناد مربوط به مشتریان را به یک پایگاه داده‌ی CRM واحد متصل می‌کنند تا بتوانید به راحتی به آنها دسترسی پیدا کنید و آنها را مدیریت کنید.

انواع CRM - ویژگیهای نرم افزار CRM

• ۱. خودکارسازی فرایندهای بازاریابی: ابزارهای CRM قابلیت خودکارسازی فرایندهای بازاریابی را دارند و می‌توانند خدمات بازاریابی را در مراحل مختلف چرخه‌ی عمر مشتری به صورت خودکار ارائه دهند. به عنوان نمونه، هر بار که یک مشتری بالقوه وارد سیستم می‌شود، ابزارهای CRM به طور خودکار با ارسال خدمات بازاریابی از طریق ایمیل یا رسانه‌های اجتماعی اقدام به جذب او می‌کنند.

• ۲. خودکارسازی فرایند فروش: نرم‌افزارهای CRM این ویژگی را دارند که فرایند فروش را خودکارسازی و مدیریت کنند. این ویژگی سبب می‌شود مدیریت و پیگیری سرنخ‌ها و همچنین ردیابی و پیگیری تماس‌های مشتریان ساده‌تر شود و کارکنان بخش فروش مجبور نباشند مدام فرایندهای تکراری انجام دهند. به عنوان مثال، با استفاده از این ویژگی می‌توانید ایمیل‌های خاصی را به صورت خودکار متناسب با هر گروه از مشتریان بالقوه ارسال کنید تا آنها به مشتریان واقعی (بالفعل) تبدیل شوند.

• ۳. خودکارسازی مرکز تماس: این نرم‌افزارها می‌توانند به صورت خودکار به درخواست‌های مشتری رسیدگی کنند تا فرایندهای تکراری پاسخگویی به مشتریان کاهش یابد. استفاده از صدای ضبط شده یک نمونه از کاربردهای این ویژگی است. همچنین ابزارهای مختلف این نرم‌افزارها به سادگی می‌توانند با ابزارهای روی دسک‌تاپ کارکنان بخش فروش ادغام شوند. به این ترتیب، زمان تماس‌ها کاهش می‌یابد و فرایندهای خدمات‌رسانی به مشتریان ساده‌تر می‌شود. از سوی دیگر از این زمان ذخیره شده می‌توان در راستای بهبود اهداف کسب‌وکار استفاده کرد.

انواع نرم‌افزارهای CRM
یکی از بزرگ‌ترین دلایلی که سبب می‌شود CRM کمی ترسناک به نظر برسد تنوع بیش از حد این نرم‌افزارهاست. با این حال، می‌توان همه‌ی نرم‌افزارهای ساخته شده بر اساس ‌CRM را از نظر نوع عملکرد به سه دسته‌ی اصلی تقسیم کرد:

1. عملیاتی (Operational): همان‌طور که از نام آن مشخص است، این نوع CRM به پشتیبانی از فرایندهای کسب‌وکار شامل بازاریابی روزانه، فروش و خدمات کمک می‌کند. این پلتفرم‌ها پرکاربردترین و محبوب‌ترین نوع CRM هستند و بسیاری از کسب‌وکارها از صنایع مختلف از آن استفاده می‌کنند. مراکز تماس، سیستم‌های جمع‌آوری اطلاعات و وب‌سایت‌هاٰ نمونه‌هایی از این نوع CRM هستند.
2. مشارکتی یا تعاملی (Collaborative): این نوع CRM برای بهبود تجربه‌ی مشتری طراحی شده است و به طور مستقیم فعالیت‌ها و تعامل‌های او را (شامل بازخوردها و گزارش‌ها) پوشش می‌دهد. این تعامل‌ها می‌تواند از طریق صفحات وب، ایمیل، سیستم پاسخ‌دهی صوتی خودکار و نظایر آنها صورت گیرد. CRM مشارکتی، ارتباط بین تمام بخش‌های سازمان یا شرکت را برقرار می‌کند. این ارتباط هم ارتباط بین مشتری با شرکت و هم ارتباط بین بخش‌های مختلف شرکت و ذی‌نفعان بیرونی را در بر می‌گیرد.
3. تحلیلی (Analytical): از جمله کاربردهای این نوع CRM می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تسهیل فرایند تجزیه و تحلیل داده‌های مشتری برای دستیابی به اهدافی مانند طراحی و اجرای کمپین‌های تبلیغاتی هدفمند برای بهینه‌سازی بازاریابی؛
• مدیریت فرایندهای جذب و نگهداری مشتریان و پیگیری اطلاعات آنها؛
• جذب مشتری (Acquisition): تبدیل مشتریان بالقوه به مشتریان متمایل به خرید؛
• حفظ مشتری (Retention): راضی نگه‌داشتن مشتریان فعلی و ترغیب آنها به خرید مجدد؛
• مدیریت داده‌ها: پیگیری فعالیت‌های مشتری؛
• تصمیم‌گیری درباره‌ی محصولات و خدمات، قیمت‌گذاری و توسعه‌ی محصولات جدید.

نرم‌افزارهای فراوانی وجود دارد که بر پایه‌ی CRM ساخته شده‌اند و هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند. با مطالعه‌ی ویژگی‌های آنها می‌توانید بهترین و مناسب‌ترین نرم‌افزارها را برای کسب‌وکار خود را پیدا کنید.

با توجه به وجود نرم افزارهای سی ار ام زیاد در بازار، انتخاب نرم افزار سی ار امی که بتواند برای شرکت شما و تیم فروش شما بهترین نرم افزار CRM ایرانی باشد مشکل به نظر می رسد. در این مطلب سعی شده شاخصهایی برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری لیست شود. شاخصهایی که برای انتخاب یک نرم افزار crm خوب پیشنهاد می شود به شرح زیر است.  

رابط کاربری
آیا نرم افزار دارای واسط کاربری ساده و روان هست یا اینکه کارکردن با نرم افزار و درک آن سخت است. آیا تیم فروش از ورود به نرم افزار سی ار ام لذت می برند یا به محض لاگین کردن به آن بهانه ای برای خروج و کارنکردن با آن می آورند.

چگونگی/امکان اضافه کردن مشتری و وارد کردن لیستی از مشتریان به نرم افزار سی ار ام
اضافه کردن اطلاعات تماس یک مخاطب یا مشتری سخت است یا به راحتی این کار انجام می شود. ایا امکان اضافه کردن اتوماتیک یک مشتری از فرم ساخته شده توسط خود نرم افزار وجود دارد یا خیر؟ آیا براحتی می توان از فایل اکسل اطلاعات مشتریان را به این نرم افزار وارد کرد؟

فروش
وجود سیستم فروش برای یک نرم افزار سی ار ام ضروری است چرا که با یک نگاه می توان تشخیص داد هر فروشی در چه مرحله است و پیشرفت فروش چگونه است. آیا رسیدن به اهداف فروش امکان پذیر است یا اینکه مشکلی وجود دارد.

وظایف کاری، پیگیریها و تقویم
ما اصلا دوست نداریم قرار ملاقاتهایمان را فراموش کنیم، دوست نداریم پیگیریهایمان به تاخیر بیفتد و چه بهتر که خیلی از این امور بصورت اتومات انجام شود. ایا نرم افزار سی ار امی که انتخاب می کنید این قابلیتها را دارد؟ ایا به تقویمهای استاندارد و معمول مانند جی میل و اوت لوک وصل می شود؟

جستجوی پیشرفته و امکان ایجاد برچسب (tag)برای موارد مختلف
تیم فروش دوست دارد روی وقایع انجام شده با مشتری برچسب بنویسد تا براحتی در مواقع لزوم آنها را پیدا کند، همچنین بای براحتی بتواند بر اساس تمامی فیلترهای مورد نیاز، مشتریان را جستجو کند، آیا این امکان وجود دارد؟
 

گزارشات
گزارشات شاید مهمترین بخش نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است. ما باید بتوانیم بسته به نیاز گزارشات روزانه، ماهانه، سالانه ویا در بازه های زمانی خاص را در هر قسمت اعم از فروش، مشتریان، فرمها، گردش کار و سایر بخشهای نرم افزار داشته باشیم، ایا نرم افزار سی ار ام انتخابی شما این امکان را فراهم می کند؟
 

مجتمع سازی با سایر سیستمها
ما می خواهیم قرار ملاقاتهای خود را در جی میل روی موبایل یادآوری شویم، می خواهیم به سیستمهای ارسال انبوه ایمیل مثل mailchimp وصل شده و ایمیلهای خود را از طریق آنها ارسال کنیم، می خواهیم از شرکتهای مختلف برای ارسال پیامک استفاده کنیم، به سیستمهای تلفنی twilio یا asterisk وصل شده و کالر ای دی را روی صفحه سی ار ام خود داشته باشیم. آیا این امکانات در نرم افزار سی ار ام مورد نظر فراهم است؟
 

اپلیکیشن اندروید
در حال کار دیگری هستید، یک سرنخ جدید به سیستم اضافه می شود، بهتر نیست بر روی موبایل اندروید خد متوجه شوید و در صورت نیاز بتوانید همان موقع پیگیری کنید؟
 

ایمیل
باید قادر باشید ایمیلهای مورد نظر خود را براحتی توسط نرم افزار crm ارسال و دریافت کنید. خیلی وقتها این ایمیلها یک متن واحد دارند(مثلا بروشور نرم افزار یا لیست قیمت)، بهتر نیست از طریق سی ار ام بتوانید این ایمیلها را ارسال کنید بدون استفاده از هیچ نرم افزار جانبی دیگر؟
امکانات تلفنی/voip
این یک امکان فوق العاده مهم است که بتوانید تماسهای دریافتی را روی صفحه سی ار ام خود ببینید. برخی شرکتها سیستمهای تلفنی مطابق با سی ار ام خود ارائه می کنند که این بهترین راه حل است.
 

پیامک و چت آنلاین
پیامک و چت آنلاین برای برخی شرکتها خیلی مهم نیست ولی برای برخی دیگر بینهایت مهم و حیاتی است، اگر برای شما مهم است بهتر است نرم افزار سی ار امی انتخاب کنید که این امکانات را داخل خود داشته باشد. برخی مواقع نیاز است که با ارسال ایمیل یک پیامک هم برای مشتری ارسال کنید که ایمیل برایش ارسال شده است.
 

قیمت/ارزش
و بالاخره، نرم فزار سی ار ام مورد نیاز چقدر هزینه دارد.برای من شخصا اشکالی ندارد حتی پول بیشتری پرداخت کنم وبجای آن زمان بیشتری را صرفه جویی کنم. از طرفی حاضر نیستم هزینه نرم افزار سی ار ام برای یک شرکت بزرگ پرداخت کنم در حالی که شرکت من یک کسب و کار کوچک است. پس بهترین نرم افزار سی ار ام آن نرم افزاری خواهد بود که ماژولار بوده و بتوان بر اساس نیاز ماژول مورد نظر را خریداری کرد و استفاده نمود بدون پرداخت هزینه اضافی.

بهترین نرم افزار crm ( مدیریت ارتباط با مشتری ) برای شرکت شما کدام است؟

درست است که یک سیستم CRM با لوگو و آرم یک شرکت در کاتالوگها ویا تبلیغاتهای آن به عنوان یک سیستم CRMقوی وبی نظیر معرفی می شود . اما باید توجه کرد که یک سیستم هر اندازه هم بی نظیر و قدرتمند باشد و کارشناسان CRM، بازه زمانی X را برای نصب و اجرای آن مشخص نمایند؛ بازهم مطمئن باشید که مدت زمان پیش بینی شده همواره مدت زمان دقیق نخواهد بود. زیرا عوامل محیطی زیادی درآن دخیل اند. پس در واقع : نصب و اجرای CRM یک فرایند وقت گیر است . ضمنا" باید توجه کردکه البته این وقت گیر بودن آن اگر منطقی و بدون تاخیرهای اضافی صورت بگیرد به نفع خود بنگاه و سازمان می باشد؛ چون تاثیر پایدارتری را خواهد داشت.

اگر:
یک سیستم CRM زود تاثیر و بی ثبات باشد به درد بخور نیست. چون تاثیر فوری اما آنی خواهد داشت و در نتیجه فایده ای را که ما از یک سیستم CRM انتظار داریم را برآورده نخواهد کرد .
بهترین تصمیم گیری زمانی انجام می گیرد که عقلانی باشد نه رضایت بخش. ممکن است روشی در کوتاه مدت جواب دهد ولی در دراز مدت تاثیر بی ثبات و کمتری داشته باشد. پس انتخاب آن به صلاح نیست وباید در انتخاب آن مناسب ترین و با صرفه ترین و عقلانی ترین روش را انتخاب کنیم . برای رسیدن به مسئله ، ابتدا باید مسئله یابی کنیم. پس در CRM نخستین گام قبل از هر گونه اقدام تشخیص مسئله یا مسئله یابی است .و هر عملی قبل از انجام آن به صرفه نیست و وقت گیر می باشد .البته مسئله یابی انواع مختلفی دارد که می تواند به طور مستقیم یا غیر مستقیم و ضمنا" از طریق افراد داخل یا خارج سازمان صورت گیرد. مواردی از این روشهای مسئله یابی و حل مسئله درذیل آمده است.
 

▪ روشهای حل مسئله:
همواره حل مسئله را با نوعی ادراک شهودی از مسئله شروع می کنیم وبا برسی چند حالت خاص به سوی الگوسازی برای حل کامل آن جلو می رویم .
با توجه به نوع مسئله می توان از بعضی موارد ذکر شده صرف نظر کرد .
ـ عمده ترین روشهای حل مسئله عبارتند از :
۱) جستجو برای الگو
همواره کار حل مسئله را با نوعی ادراک شهودی از مسئله شروع می کنیم و با بررسی چند حالت خاص به سوی الگوسازی برای حل کامل آن جلو می رویم .
۲) رسم شکل
در هر مسئله که امکان پذیر باشد رسم یک شکل (اعم از هندسی با یک نمودار و غیره ) می تواند در یافتن حل مسئله الهام بخش باشد و رابطه بین اجزا مسئله را بهتر نمایان می سازد.
۳) صورتبندی مسئله معادل
در بخش قبل دیدیم که گام نخست در حل مسئله، عبارت است از جمع آوری داده ، جستجو ، فهمیدن مسئله ، برقراری ارتباط بین اجزا ، حدس زدن و تجزیه و تحلیل، که در کل همان مسئله یابی می باشد. ولی اگر همه این کارها به روش معقولی میسر نباشد چه کنیم؟ یعنی اینکه ممکن است کارهای محاسباتی خیلی پیچیده باشد ویا به سادگی نتوانیم حالتهای خاصی را مطرح کنیم تا به بینش لازم برسیم . آنچه در چنین شرایطی توصیه می شود این است که مسئله را با مسئله معادل ولی ساده تر جایگزین کنیم . راه حل کلی در اینگونه معادل سازی به بینش و تجزیه های عمومی باز می گردد ولی کارهایی از قبیل دستکاریهای جبری یا مثلثاتی و تفسیر مجدد مسئله با زبانی دیگر می تواند موثر باشد .
۴) تغییر مسئله
در بعضی مسائل می توانیم مسئله مورد نظر را به مسئله دیگری تبدیل کنیم . این دو مسئله لزوما" معادل یکدیگر نیستند ولی حل مسئله دوم حل مسئله اول را نتیجه می دهد.
۵) انتخاب نمادهای مناسب
از نخستین گامها در حل مسئله های ریاضی، تبدیل مسئله به صورتی نمادین می باشد . در انتخاب نمادها باید هر ایده کلی را لحاظ کرده و آن را بطورنمادین بیان کنیم . بی دقتی در انتخاب نمادها ممکن است به از بین رفتن یا مبهم شدن بعضی از روابط منجر شود .
۶) استفاده از تقارن
وجود تقارن در یک مسئله موجب می شود که با عملیات کمتری مسئله را به جواب برسانیم .
۷) تجزیه به حالتهای ساده تر
گاهی اوقات می توان یک مسئله را به تعدادی مسئله ساده تر و کوچکتر تبدیل کرد که هر کدام از این مسائل ساده تر را می توان جدا گانه در نظر گرفت.
۸) کار عقب رونده
کار عقب رونده یعنی اینکه نتیجه مورد نظر را مفروض گرفته شروع به استنتاج هایی از آن کنیم تا به یک مسئله حل شده برسیم . در این صورت گامهای معکوسی را در نظر بگیریم تا به نتیجه مطلوب دست پیدا کنیم .
۹) بررسی نقیض
استفاده از تناقص یعنی مفروض گرفتن نادرستی حکم با استنتاج به نتیجه نا درست یا متناقضی رسیدن از روشهای آشنا در ریاضیات است .
۱۰) زوجیت
ایده ساده زوج و فرد بودن یکی از ابزارهای بسیار قوی در حل مسئله است که کاربردهای وسیعی دارد.
۱۱) بررسی حالتهای حدی
در برخورد اولیه با مسئله بعضی اوقات تغییر دادن پا رامترها بین حدهای پایین و بالای ممکن آنها ایده هایی برای حل مسئله به همراه خواهد داشت .
۱۲) تعمیم .
معمولا" ساده سازی یک مسئله راهگشای حل آن است . اما در بعضی موارد حالت تعمیم یافته مسئله ، سهل تر و قابل حل تر است و حالت مورد نظر را می توان به عنوان یک حالت خاص نتیجه گرفت . در واقع ایده تعمیم و ودر کنار آن مجرد سازی ویژگی خاص ریاضیات نوین است .
 

البته، سعی کنید یک مسئله را در صورت امکان به چند روش حل کنید . این کار باعث بهبود سرعت و خلاقیت شما در حل مسائل دیگر می شود . روشهای مختلف حل مسئله بخشهایی از زوایای پنهان مسئله را برای شما آشکار می کند . حال که با استفاده از فنون و روشهای ریاضی فوق الذکر قادر به حل مسئله موجود شدیم و آن راتشخیص دادیم.با استفاده از این مطلب اقدام به مطالعه در مدیریت روابط مشتری یا همان CRM می پردازیم. از آنجا که این دو علم یعنی همان ریاضیات و مدیریت روابط مشتری یا همان CRM از قوه تجزیه و تحلیل قوی برخوردارند پس با استفاده هر چه بیشتر از روشها و فنون علم ریاضیات که نمونه آن نیز در بالا ذکر شد در توسعه و بهبود CRM می توان اقدام نمود. البته که پیچیدگی راه حلها و نیازهای شما به جواب دادن در دراز مدت در CRM تاثیر خواهد داشت و باید به این نکته نیز توجه داشته باشید که اگر :

• سیستم CRM شما که با استفاده از فنون مسئله یابی در ریاضیات انتخاب شده باشد و به طور صحیص بکار گرفته شود. بتگاه را بهبود خواهد داد والا با بکارگیری چند CRM آن هم نامطلوب و غیر کاربردی نمی توان به وضعیت بهبود یا OPTIMAL رسید . البته خود مسئله بهینه یا OPTIMAL مربوط به علم تحقیق در عملیات یا OR است که بحث پیشرفته و تخصصی در مورد آن در حوزه کارشناسان علم تحقیق در عملیات می باشد.
• مسلما" هم وقت وهم سرمایه غیر لازم هدر داد .
• در این ضمن تعهد و همکاری کارمندان و تربیت صحیح آنها نقش اساسی دارد و سکوی پرتاب خوبی به سازمان در رسیدن به سطح CRM مطلوب است .

البته پر واضح است که تغییر، مستلزم یک سری تلاشها یی است تا باعث شود، تا تغییر صورت بگیرد مثلا" از پیش فرضهای آنها می توان:

• ایجاد محیط تغییر ، رهبر تغییر ، موفقیت تغییر وغیره را نام برد.
• زیرا کارمندان مدت مدیدی ، با یک روش مشخص کارکرده اند ولی اکنون می خواهیم آنها را از روزمرگی خارج کنیم.که این امری زمان بر است ونیاز به مدیریت تغییر دارد . که در حوزه خود قابل بررسی است و این تغییر باید در بخش فروش شرکت باید خیلی سریعتر و ساده تر صورت بگیرد . زیرا که وابستگی شرکت به این بخش از سایر بخشهاست .وتعهد به تغییر ضامن بقای سیستم CRM بهتر است .

● هزینه یک سیستم CRM چقدر است ؟
تحقیقات اخیرا" انجام شده بر روی این مسئله که؛ شرکتها چقدر صرف یک سیستم CRM انجام می دهند ؟
نشان داده که بیشترین مقدار برای یک سیستم ۵۰۰۰۰۰ که این مقدار برای شرکتهای فوق العاده بزرگ انجام می گیرد .و بقیه شرکتها تا حد اقل ترین مقدار پیش رفته اند .
▪ اما عوامل هزینه CRM عبارتند از :
۱) موقعیت شخصی.
۲) نیازهای شرکت یا کمپانی.
 

● چگونه یک اجرای CRM قوی داشته باشیم؟
اول از همه یا بهتر از همه اینکه ما باید تعهد دربین کارمندان ایجاد کنیم ، پس شرط تعهد مهمترین شرط در اجرای پروژه است . کارمندان باید نقش و اهمیت خود را برای CRM دقیقا" و کاملا" درک کرده باشند . و درک کنند که چه اهمیتی برای سیستم دارند،پس باید به طور شفاف برای آنها بیان گردد. در این صورت آگاهانه تر و مشتاقانه تر، کار خواهند کرد .  اگرتعهد را در داخل سازمان بالا ببرید آنگاه ارتباط را به سوی پایین سازمان گسترش خواهید داد . فرایند بهبود در CRMرا شاد نگه دارید. باعث شوید اجرای این سیستم برای کارمندان ،شادی آور وبا تحرک همراه باشد . سعی کنید آنها از اجرای آن شاد باشند و خوشحالی کنند نه اینکه با بی میلی و از روی اجبار اقدام کنند. تمام پروژه را تا حد امکان به بخشهای قابل مدیریت کوچکتر، تقسیم کنید .
در اجرای CRM نظارت اصلی و کاربردی این است که؛ حتما" از هم افزایی و نقش عالی تیم استفاده نمایید.

و سعی کنید گروههای کوچک با همدیگر ارتباط داشته باشند تا پروژه در کل خوب وعالی پیش برود. حتما" از سکوی اطلاعاتی استفاده کنید .سعی کنید موج عظیم اطلاعات را در کوتاه ترین و کمترین زمان ممکن فراهم سازید . ومطمئن باشید رویه ای که برای CRM برداشته اید بهترین رویه است در غیر این صورت در کوتاهترین زمان ممکن نسبت به اصلاح باید اقدام نمود.که البته بحث هزینه یابی نیزیک علم بین رشته ایست که از علوم ریاضیات و آمار و تحقیق در عملیات یاری می جوید. حتما" به یاد داشته باشید که منظور و هدف از اجرا ی سیستم CRM فقط مشتریان هستند. پس همیشه مشتریان را به یاد داشته باشید .زیرا بنا به اصل مهم بازاریابی که حق با مشتریست نیز این مهم تاکید می شود.

● چه سازمانی مسئول و پاسخگوی CRM است؟
تحقیقات زیادی که در این مورد صورت گرفته مبین این است که ما نمی توانیم شخص خاصی را مسئول قرار دهیم و بگوییم مثلا" فرد x مسئول است . در واقع هر فرد عضو سازمان یا شرکت مسئول CRM است. و باید پاسخگو باشد . منظور از هر کسی این است که هر کسی که در داخل پروژه CRM فعالیت می کند تا این پروژه را به سر منزل های مقصود برساند است . نه هر کس غیر سازمانی . و غیر مسئول. این مسئله باعث می شود که در کنارچارت سازمان یک هاله ای تشکیل شود که باعث شود افراد انگیزه کاری خود را بالا برده و بهتر کار کنند.
 

● نتیجه گیری:
با استفاده از علوم پایه نظیر ریاضیات که ازیکی از بخشهای مهم آن همان روشهای حل مسئله می باشد در این مسئله توانستیم به حل مسائل CRM یا همان مدیریت روابط مشتری بپردازیم .
البته یادآوری میکنیم روشهای فوق الذکریک سری روشهای کلی می باشند که ما از آنها می توانیم در مسئله یابی تمتم بخشهای سازمان بهره جوییم.البته این مهم با تمرین و درایت مدیران توان اجرایی بهتری نیز پیدا خواهد کرد. 

پورتال مشتریان چیست؟

پورتال نرم افزاری است که بطور مستقل اجرا می شود و داده ها و قابلیت های خاصی را به کاربران مورد نظر ارائه می دهد. پورتال مشتریان می تواند برای شکل دادن فرایندهای کسب و کاری که به راحتی در داخل CRM قابل شکل گیری نمی باشد تعادلی برقرار کند یا سطح بالاتری از یکپارچه سازی بین CRM و مشتریان شما فراهم کند. کاربران هم می توانند شامل تمام کاربران CRM و هم شامل مصرف کنندگان خارجی با حداقل مجوز و دسترسی باشند. برای مشاهده یک نمونه از نرم افزارهای پورتال مشتری می توانید اینجا کلیک کنید. و یا اگر هنوز نمی دانید CRM چیست این مطب را از دست ندهید.

چرا از پورتال مشتریان استفاده می کنیم؟

یک پورتال مشتریان فرصتی است برای گسترش پیاده سازی لازم برای سازمان ها و کسب و کارهایی که مستقیماً وارد شده اند و با مشتریان خود تعامل دارند. در ادامه برخی از مثال های رایج در مورد توسعه پورتال مشتریان ها بیان شده است. در اینجا مثال هایی از زمان استفاده از پورتال مشتریان ذکر شده است:

• هنگامی که کاربران خارجی به ایجاد داده در نرم افزار CRM احتیاج دارند، مانند موارد پشتیبانی، سفارشات یا داده های سفارشی.
  
• هنگامی که کاربران خارجی به مرور داده های CRM احتیاج دارند، مانند کمیسیون و درآمدهای برای فروشندگان، اطلاعات محصول و مقاله های دانش بنیان.
  
• هنگامی که کاربران به بروز رسانی داده ها در CRM احتیاج دارند، مانند داده های پروفایل کاربر در زمانی که داده های هر فرد انتقال داده می شود.

پورتال مدیریت ارتباط با مشتری ( پورتال CRM ) روش موثری ارائه می دهد تا سرنخ های کسب و کار خود را مدیریت کنید. سرنخ ها می توانند از فروشندگان، وب سایت، فایلهای ورودی یا …. وارد CRM شما شوند. قابلیت های ارتباطی کامل از طریق تلفن نرم افزاری، ایمیل یا پیام کوتاه در دسترس می باشد. پورتال مدیریت ارتباط با مشتری ( پورتال CRM ) همچنین قالب های اسناد، یکپارچه سازی با سایر نرم افزارها و توانایی ارائه اسکریپت های تماس قابل سفارشی سازی برای کارمندان را ارائه می دهد.

مزایای اصلی

دسترسی ۷/۲۴- ۳۶۵ (۳۶۵ روزه، ۷ روز هفته، ۲۴ ساعته) :

• امکان دسترسی به پورتال CRM را برای کاربران CRM فراهم کرده است. کاربران، نام کاربری و رمز عبور خود را دریافت می کنند و شرکت شما لینک منحصر بفردی برای پورتال CRM دارد. پورتال CRM می تواند با دسترسی به اینترنت و مرورگر وب در دسترس مشتریان قرار بگیرید.

نقش کاربران:

• نقش کاربران در پورتال مشتریان
• نقش کاربران در پورتال مشتریان
  
• کاربران CRM می توانند به عنوان کابران عادی یا سوپروایزرهای (سرپرستان) CRM انتصاب شوند. کاربران عادی می توانند به سرنخ هایی که به آنها ارجاع داده شده اند یا سرنخ هایی که ارجاع داده نشده اند دسترسی داشته باشند. سوپروایزر های CRM می توانند به تمام سرنخ های دسترسی داشته باشند.

لیست های سرنخ متعدد: توانایی مدیریت سرنخ ها در لیست های متعدد.
کاربران CRM می توانند در پورتال CRM به چندین لیست دسترسی داشته باشند. به عنوان مثال، کاربران CRM می توانند همزمان به سرنخ های بیمه منزل و سرنخ های بیمه اتومبیل در یک پورتال CRM مشابه تنها با انتخاب گزینه مورد نظر از یک منوی کشویی دسترسی داشته باشند.

مسیریابی سرنخ:

می توانید سرنخ ها را در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM خود بر اساس گردش کارهایی که تعریف کرده اید، گلچین کنید. نرم افزار CRM شما می تواند مستقیماً سرنخ ها را به کاربرانی که در سیستم هستند مرتبط کند. همچنین شما می توانید سریعاً فیلترهایی تعریف کنید تا مطمئن شوید که تنها سرنخ هایی که می خواهید از شما خرید کنند یا با شما کار کنند وارد نرم افزار می شوند، بدین ترتیب می توانید سرنخ ها را رد یا قبول کنید. سرنخ ها همچنین می توانند بر اساس تعداد کلی سرنخ هایی که می خواهید کار کنید تعیین شوند. مجموع سرنخ ها می تواند در نرم افزار CRM بصورت دقیقه ای، ساعتی، روزانه، هفتگی یا ماهیانه محدود شوند.

قابلیت سفارشی سازی کامل برای لیست سرنخ ها
هر لیستی می تواند پیکربندی خودش را در نمایش داشبورد، ویرایش پنجره سرنخ، قالب اسناد و اسکریپت های کاربران داشته باشد.

گزینه های تحویل چندگانه
سرنخ ها می توانند درون نرم افزار  CRM ایجاد شوند یا از فروشندگان یا وب سایت های شما وارد نرم افزار CRM شوند.

قالب های اسناد
هر لیست می تواند بنا به نیاز شما، قالب های مختلفی برای اسناد داشته باشد. قالب های اسناد می توانند برای قرارداد ها، جزوه های اطلاعات درباره محصولات یا سایر مواردی که باید به دست سرنخ برسد، استفاده شود. قالب ها می توانند کاملاً با توکن ها خصوصی سازی شوند، قالب ها به شما این امکان را می دهند تا سند را با اطلاعات نام ها، نام خانوادگی، آدرس ها خصوصی سازی نمایید. اسناد به صورت پی.دی.اف ایجاد می شوند و می توانند برای مشتری ایمیل شوند یا در کامپیوتر شخصی شما ذخیره شوند.

ارتباطات

• ارتباطات در پورتال مشتریان
• ارتباطات در پورتال مشتریان
  
• تنها با یک کلیک، ایمیل ها و پیام های کوتاه را از متقاضیان یا سر نخ ها دریافت  یا ایمیل و پیام های کوتاه را برای آنها ارسال کنید.

فعالیت ها / قرار ملاقات ها:
برای اینکه بتوانید قرار ملاقات ها را با اطلاعیه های یادآوری در نرم افزار CRM خود تنظیم کنید، می توانید هر فعالیت مرتبط با قرار ملاقات ها را طبق نیاز خود بروز رسانی کنید. همچنین سوپروایزر های CRM این توانایی را دارند که قرار ملاقات هایی برای کاربران آنلاین یا آفلاین در نرم افزار CRM اضافه کنند.

اطلاعیه های قرارملاقات:
هرگاه کاربران وارد نرم افزار CRM می شوند، پاپ آپ هشداری درباره نزدیک شدن به فرصت ها دریافت خواهند کرد.

میزان ارجاع سرنخ ها:
سوپروایزر های نرم افزار CRM این توانایی را دارند که سرنخ های متعددی به کاربران CRM ارجاع می دهند. سرنخ ها می توانند به یک نفر یا با انتخاب چند سرنخ بصورت همزمان ارجاع داده شوند.

اطلاعیه های سرنخ ارجاع داه شده:
کاربران آنلاین پاپ آپ اطلاعیه کوچکی دریافت می کنند مبنی بر اینکه سرنخ جدیدی به آنها ارجاع داده شده است و پس از مدت زمان بسیار کوتاهی سرنخ ارجاع داده  می شود.

رنگ پوشش سرنخ ها:
هنگامی که نرم افزار CRM را برای لیست خود پیکربندی می کنید، می توانید ظاهر سرنخ را بر اساس رتبه بندی که برای آن تعریف شده است رنگ کنید. هم پشت زمینه سرنخ مربوطه و هم متن آن می توانند بر اساس رنگ انتخابی شما رنگ آمیزی شوند.

عملیات مرحله سرنخ
فرقی ندارد که یک سرنخ به مرحله سرنخ رسیده یا از آن خارج شده باشد، عملیات خاص و قابل سفارشی می توانند تعریف شوند و از طریق نرم افزار CRM شما در گردش کار سرنخ شما اجرا شود.  ایمیل ها و یا ضمایم ایمیل می توانند به عنوان سرنخ ارسال شوند، وارد مرحله سرنخ شوند یا از آن خارج شوند. عملیات می توانند تنظیم شوند تا وضعیت سرنخ شما بصورت خودکار تنظیم شود زیرا فعالیت های مشخصی با حرکت سرنخ شما در گردش کارش تکمیل می شوند. همچنین، همانگونه که سرنخ در روند پیشرفت خود در مراحل تعریف شده حرکت می کند، می تواند بصورت خودکار بر اساس توانایی های کاربران یا نقش کاری آنها و بر اساس پارامترهایی که می توانید به سرعت تعریف و تنظیم کنید، به کاربر خاصی ارجاع داده شوند.

پیشینه ارتباط:
پیشینه ارتباط یک سرنخ را به راحتی مشاهده کنید. ایمیل های ارسالی و دریافتی، پیام ها و تماس های تلفنی را پیگیری کنید.

یکپارچه سازی با نرم افزار تلفن:
نرم افزار CRM یک تلفن نرم افزاری یکپارچه سازی شده و کامل به کاربران CRM شما ارائه می دهد:

• توانایی استفاده از هدست USB و تلفن رومیزی
  
• شماره تلفن های سفارشی برای لیست سرنخ های شما. شماره تلفن ها در تمام کد های منطقه و همچنین در شماره های خطوط رایگان، با اشتراک ماهیانه ارزان پیشنهاد می شوند و می توانند به سادگی با چند کلیک ماوس اضافه شوند.
  
• قابلیت های آنلاین / آفلاین. هنگامی که آمادگی دریافت تماس ها را ندارید، آفلاین شوید.
  
• تماس با یک کلیک. تنها با یک کلیک ماوس با شماره تلفن سرنخ تماس بگیرید.
  
• مسیریابی تماس پیشرفته. تماس ها می توانند بر اساس فیلترهای سفارشی بر روی داده های سرنخ مسیردهی شوند، به سرنخ (بر اساس شماره تماس دستگاه ) یا وضعیت آنلاین کاربر CRM اختصاص داده شوند.
  
• پست صوتی برای تک تک کاربران و برای شرکت یا لیست سرنخ ها
  
• برگزاری کنفرانس از طریق تماس با ۲ یا تعدادی تماس گیرنده
  
• انتقال تماس مستقیم و غیر مستقیم (Warm and blind call transfer)
  
• ضبط تماس. تمام تماس های ورودی و خروجی می توانند ضبط شوند. تماس های ضبط شده می توانند به سرنخ تخصیص داده شوند.
  
• هزینه ها تماس های ورودی و خروجی کم هزینه بر حسب دقیقه
  

بازگشت سرنخ ها:
کاربران CRM می توانند توانایی پذیرش یا رد درخواست بازگشت سرنخ را از داخل پورتال CRM  داشته باشند. کاربر CRM مرتبط با بازگشت سرنخ می توانند آنها را منتظر تایید سوپروایزر بگذارند.

کپی در CRM:
با یک کلیک، می توانید سریعاً اطلاعات CRM خود را کپی کنید و پارامترهای اصلی CRM را سالم نگه دارید.

CRM در یک نگاه

بعضی اوقات تصور می شود CRM فقط یک ابزار نرم افزاری می باشد، اما در واقع چیزی است که به شما و فعالیت تجاری شما کمک می کند تا بر مشتریانتان تمرکز داشته باشید.
«نرم افزار مدیریت مشتری» این امکان را به سازمان می دهد تا فرصت های بالقوه در ارتباط با مشتریان را به منبع درآمدی تبدیل کند. در حقیقت CRM یک استراتژی کسب و کار است که هدف آن بهینه سازی فرایندهای سازمان و افزایش سود و درآمدزایی و مدیریت اثربخش بوسیله سیستم یکپارچه می باشد.

انواع CRM

چهار نوع اصلی CRM وجود دارد که معیار انتخاب هر کدام، اهداف سازمان می باشد و هر کدام از انواع CRM بر یکی از جنبه های مدیریت ارتباط با مشتری و چرخه عمر مشتری تمرکز دارد.

1- Prospecting or Acquisition
این نوع از CRM بر جذب مشتریان جدید تمرکز دارد. این نوع CRM مشتریان بالقوه را به گروه هایی با مشخصات و خصوصیات مشترک تقسیم می نماید.

2- Loyalty Focused
هدف این نوع از CRM بدست آوردن و نگهداشتن مشتریان وفادار می باشد. در این نوع CRM سازمان مشخص می کند چه مشتریانی می خواهند وفادار بمانند. بدست آوردن این اطلاعات ویژه سازمانها را در رسیدن به همان سطحی که یک تلاش بازاریابی مشتری وفادار می سازد با هزینه پایین تر قادر می سازد. چرا که تلاشها متمرکزتر، پاسخ مشتریان بیشتر و هزینه ها پایین تر است.

3- Wallet - Shared increase
شرکت ها می توانند از این نوع CRM برای افزایش میزان پولی که هر مشتری مایل به خرج کردن است استفاده کنند.

4- Retention/Win back
این سیستم بر حفظ و نگهداری مشتری و بازگرداندن مشتریانی که سازمان را ترک کرده اند تمرکز دارد، به وسیله تمرکز بر شناسایی مشتریانی که خیلی تمایل به ترک دارند و مشتریانی که خیلی تمایل به ماندن دارند. یک شرکت می تواند بر تلاش های نگهداری مشتریان سوددهی که تمایل به ترک دارند تمرکز کند. این نوع CRM همچنین بر بازاریابی و بازگرداندن مشتریانی که قبلاً سازمان را ترک کرده اند تمرکز می کند. گاهی اوقات نگهداری برخی مشتریان خاص صرفه اقتصادی ندارد. حتی ممکن است هزینه زمانی و مالی که این مشتریان تحمیل می کنند از سودی که می رسانند بیشتر باشد. این نوع CRM سازمان را قادر می سازد که مشتریان وفادار و سود ده را از مشتریان غیر وفادار و غیر سودده تفکیک کند.

کج‌فهمی‌هایی درباره CRM

1. CRM بازاریابی پایگاه داده ای می باشد.

بازاریابی پایگاه داده ای، ساخت و بهره برداری از پایگاه داده های با کیفیت مشتری برای مقاصد بازاریابی است. سازمانها داده ها را از منابع مختلفی جمع آوری می کنند. این دده ها بر روی کامپیوترها، مخازن داده، هوش تجاری (انباره ی داده)، تایید، یکپارچه سازی و ذخیره شده، سپس برای مقاصد بازاریابی ای چون بخش بندی بازار، هدف گیری، توسعه ی پیشنهاد و ارتباطات مشتری به کارگرفته می شوند. با وجود اینکه اغلب شرکتهای بزرگ و متوسط حتما پایگاه های داده ی مشتری را ساخته و بهره برداری می کنند، حوزه ی CRM بسیار وسیع تر از بازاریابی پایگاه داده ای می باشد. خیلی از مواردی که در قسمت های قبل به عنوان CRM تحلیلی تشریح کردیم، وجهه ای از بازاریابی پایگاه داده ای می باشند. در هر حالت، بازاریابی پایگاه داده ای کمتر از CRM استراتژیک، عملیاتی و تعاملی هویدا می شود.

2. CRM فعالیتی بازاریابی است.

نرم افزارهای کاربردی CRM برای بسیاری از فعالیت های بازاریابی مورد استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال: بخش بندی بازار، جذب و حفظ توسعه مشتری (فروش چند محصولی و تزایدی). اگرچه CRM عملیاتی به فعالیت های فروش و خدمات رسانی توسعه می یابد، به کارگیری نرم افزار CRM برای پشتیبانی کردن از ماموریت سازمان برای اینکه بیشتر مشتری محور باشد، به این معناست که داده های مربوط به مشتریان بیشتر از اینکه در عملیات بازاریابی به اشتراک گذاشته شوند، در سطح وسیع تری از سازمان بیه اشتراک درآیند.

مدیران عملیاتی می توانند از داده های مربوط به مشتری برای تولید محصولات و سرویس های شخصی سازی شده ی بیشتری بهره بگیرند. مدیر منابع انسانی می تواند از داده های مربوط به ترجیحات مشتری برای کارمندیابی و آموزش کارکنان برای عملیات خط مقدم که با مشتریان برخورد دارند، استفاده کند. مدیر تحقیقات و توسعه می تواند از داده های مربوط به مشتری برای تمرکز بر توسعه محصولات جدید استفاده کند. از داده های مشتریان فقط برای یکپارچه سازی بخشهای مختلف داخلی استفاده نمی شود، بلکه می توان آنها را در تمامی محیط سازمان با تامین کنندگان و شرکا به اشتراک گذاشت. مسخصا موارد ذکر شده بیشتر مدیریت ارتباط با مشتری می باشد تا فرآیند بازاریابی.

3. CRM مبحثی از فناوری اطلاعات است.

خیلی از پیاده سازی های CRM به جای اینکه به عنوان ابتکارهای استراتژیک وسیع تر دیده شوند، به عنوان ابتکارهای فناوری اطلاعات دیده می شود. درست است که اغلب پیاده سازی های CRM نیازمند به کارگیری راه حلهای فناوری اطلاعات هستند، اما از این موضوع نباید درک غلطی حاصل شود. اگر بگوییم CRM مشابه فناوری اطلاعات است، درست مثل این است که باغبانی را با بیل و یا هنر را مشابه قلم نقاشی در نظر بگیریم. فناوری اطلاعات یک تواناساز و یک تسهیل کننده است. بهبودها هنگامی رخ می دهند که مشتریان در ترکیبی از فرآیندهای بهبود یافته، شایستگی ها و نگرشهای نیروی انسانی، استراتژی های درست و فناوری های تواناساز، درست مدیریت شوند. اهمیت افراد و فرآیندها نباید دست کم گرفته شود. افراد، فرآیندهایی را که توسط فناوری اطلاعات امکان انجام یافته اند، توسعه داده و پیاده سازی می کنند. فناوری اطلاعات نمی تواند از عهده ی جبران فرآیندهای باد و افراد غیر ماهر برآید. پیاده سازی موفق CRM نیازمند افرادی برای طراحی و پیاده سازی فرآیندهایی که ارزش مشتری و سازمان را تحویل می دهند می باشد. اغلب، این فرآیندها توسط فناوری اطلاعات امکان انجام می یابند. بنابراین فناوری اطلاعات قسمتی از اغلب استراتژی های CRM می باشد. این موضوع حاکی از آن است که همه ی ابتکارهای CRM مستلزم سرمایه گذاری بر فناوری اطلاعات نیستند. یک گاه در رسیدن به هدف بسیاری از پروژه های CRM، توسعه ی ارتباطات با مشتریان با ارزش و حفظ آنها می باشد. این امر شاید مستلزم تغییرات رفتاری در کارکنان فروشگاهها، آموزش کارکنان مرکز تلفن و تمرکز بر خوش خلقی و قابلیت اعتماد از جانب فروشنده باشد؛ فناوری اطلاعات می تواند اصلاً نقشی نداشته باشد.

4. CRM در مورد طرحهای وفاداری است.

طرحهای وفاداری در بسیاری از کسب و کارها چون: اجاره ی ماشین، خطوط هواپیمایی، خرده فروشی مواد غذایی و هتل ها امری عادی است. مشتریان اعتبارات را مثل Air mile ها از خریدها انباشته می کنند. این اعتبارات سپس در آینده بازخرید می شود. اغلب طرح های وفاداری نیاز دارند تا مشتریان جدید، هنگامی که به طرح می پیوندند، یک فرم درخواست را پر کنند. این اطلاعات جمعیت شناختی معمولا به همراه داده های خرید، برای کمک به سازمانها به منظور کارایی بیشتر در ارتباط با مشتری و پیشنهاد توسعه استفاده می شوند. در حالیکه برخی از پیاده سازی های CRM به طرحهای وفاداری مربوط می شوند، اما همگی به این شکل نیستند.

طرح های وفاداری شاید دو نقش در پیاده سازی CRM داشته باشند: اولا اینکه داده هایی را تولید میکنند که ممکن است برای هدایت کردن، جذب، حفظ و توسعه ی مشتری مورد استفاده قرار گیرد. ثانیا، طرح های وفاداری می توانند به عنوان مانعی برای ترک سرویس دهنده باشند. مشتریانی که اعتباراتی را در یک طرح جمع کرده اند شاید برای قطع ارتباط با سازمان تمایلی از خود نشان ندهند. اعتبارای که جمع شده است، بازتابی است از مقدار ارزشی که مشتری در طرح و بنابراین در رابطه سرمایه گذاری کرده است.

5. CRM را هر سازمانی می تواند پیاده سازی کند.

CRM استراتژیک قطعا توسط هر سازمانی قابل پیاده سازی می باشد. هر سازمانی می توان با میل برای بیشتر مشتری مرکز بودن به پیش رانده شود. مدیران ارشد می توانند یک چشم انداز از مأموریت و مجموعه ای از ارزشهایی که مشتری را به قلب کسب و کار می آورد، بنا نهند. فناوری CRM می تواند نقشی در این دگرگونی داشته باشد. برخی سازمانها مسلما از بقیه موفق ترند. صنعت بانکی CRM را به طور وسیع پیاده سازی کرده است، با این وجود، تفاوتهای زیادی بین نرخ های رضایت مشتریان و نرخهای جبران بانکهای مختلف وجود دارد. بنابراین هر سازمانی می تواند CRM عملیاتی را پیاده سازی کند. هر سازمانی با نیروی فروش می تواند فرآیندهای فروش، مدیریت مشتریان بالقوه ی جدید و مدیریت تماس را خودکارسازی کند. از فناوری CRM می توان برای حمایت از پروژه های بازاریابی، درخواست های سرویس دهی و مدیریت شکایت استفاده کرد.

در CRM تحلیلی موضوع فرق می کند، زیرا که مبتنی بر داده های مربوط به مشتریان می باشد. در نهایت حداقل داده برای تشخیص اینکه کدامیک از مشتریان و در کدام بخشها به احتمال زیاد بیشترین ارزش را در آینده ایجاد می کنند، مورد تحلیل قرار می گیرد. تنها پس از آن، پیشنهادهای مختلف می توانند به هر گروه از مشتریان برای بهینه سازی سازمان و ارزش مشتری در طول مدت داده شوند. اگر این داده ها در دسترس نباشند CRM عملیاتی نمی تواند پیاده سازی شود.

در گذشته نرم افزار CRM تنها برای ثبت اطلاعات مشتریان و به عنوان یک نرم افزار عملیاتی در واحد فروش استفاده می‌گردید. اما با اهمیت یافتن بحث همکاری بین تیم‌های بازاریابی و فروش و افزوده شدن امکانات اتوماسیون بازاریابی به آن، کاربردهای این نرم افزار بسیار گسترده‌تر شده است. نرم افزار CRM نه تنها اطلاعات مهم تجاری را ثبت می‌نماید، بلکه با پردازش و ارائه گزارشات تحلیلی به کشف الگوها، ارتباطات مهم و فرصت‌های فروش جدید کمک می‌نماید. مراحل اصلی فرایند بازاریابی در نرم افزار CRM به صورت زیر می‌باشد.

• ایجاد کمپین

• تعیین مشتریان هدف

• تعیین محصولات و پیشنهادهای مورد نظر

• تعیین بودجه کمپین

• طراحی پیام

• ارسال پیام به مشتریان

• دریافت پاسخ از مشتریان

• اندازه گیری نتایج و بازدهی کمپین

• محاسبه نرخ بازگشت سرمایه

• تعیین مشتریان هدف

نرم افزار CRM به فرایند انتخاب مشتریان هدف کمک نموده و به شما امکان بخش‌بندی ساده‌تر بازار را می دهد. در این نرم افزار شما می‌توانید مشتریان بالقوه را بر اساس ویژگی‌ها، تاریخچه خرید و پاسخ‌های آنها به کمپین‌های قبلی دسته‌بندی نمایید که این مساله موجب بهبود بازدهی کمپین‌های جدید خواهد شد. همچنین ابزارهای گردش کار و اتوماسیون بازاریابی موجود در نرم افزار این امکان را فراهم می‌نماید که بصورت خودکار بخش‌بندی بازار و ارزیابی مشتریان انجام پذیرد.

فرایند تعیین مشتریان هدف، گروه‌هایی از مشتریان بالقوه را تعیین می‌نماید که برای یک کمپین خاص مناسب هستند و در نتیجه از اتلاف منابع و زمان تیم بازاریابی و سایر مشتریان جلوگیری می‌نماید.

اتوماسیون بازاریابی و اجرای کمپین‌ها
با نرم افزار CRM شما امکان ایجاد، مدیریت و سنجش اثربخشی کمپین‌های بازاریابی را خواهید داشت. در این نرم افزار می‌توانید وضعیت هر مشتری بالقوه را دنبال نموده و پیامهای ارسالی و دریافتی از مشتری را مشاهده نمایید. همچنین بوسیله گزارشات و داشبوردهای موجود، می‌توانید از آخرین وضعیت عملکرد کمپین در هر لحظه مطلع گردید.

نرم افزار امکان برنامه‌ریزی و تعیین بودجه برای هر کمپین و ثبت هزینه‌های انجام شده و اندازه گیری نرخ بازگشت سرمایه (ROI) را فراهم می‌نماید. همچنین می توانید مراحل اجرای کمپین و ارسال پیام‌ها را زمانبندی نمایید. امکان ارسال خودکار پیام و دریافت پاسخ از مشتریان نیز موجود است که به بهبود سرعت و دقت اجرای کمپین‌ها کمک می‌نماید.

در نرم افزار می‌توان ترجیحات مشتری مانند کانال ارتباطی ترجیحی و یا زمان مناسب برای تماس را برای هر مشتری ثبت و اعمال نمود. به عنوان مثال می‌توان مشتریانی که علاقمند به دریافت ایمیل یا فکس‌های تبلیغاتی نیستند را مشخص نموده و در کمپین‌های بعدی این ترجیحات مشتری را رعایت نمود.

شما همچنین امکان مقایسه کمپین‌های جاری و گذشته از نظر تعداد و نوع پاسخ‌های مشتریان و هزینه‌ها و درآمدهای مرتبط را خواهید داشت که در تصمیم‌گیری برای ادامه یا توقف هر کمپین کمک زیادی می‌کند.

در نرم افزار CRM، تمام اطلاعات مشتریان بصورت متمرکز نگهداری می‌گردد. در واقع برای هر مشتری یک پروفایل یا پرونده خواهید داشت که شامل مشخصات کامل مشتری، تاریخچه ارتباطات مشتری، فعالیت‌های بازاریابی و فروش و بسیاری اطلاعات دیگر خواهد بود. بنابراین تیم‌های بازاریابی و فروش، اطلاعات کافی و کاملی از مشتریان برای بخش‌بندی بازار و انتخاب مشتریان هدف و اجرای موثرتر کمپین‌ها در اختیار دارند.

یکی از چالش های بسیار مهم در هر سازمانی که روی به نرم افزار CRM می آورد، ترغیب کارشناسان و کاربران آن سازمان به استفاده از این سیستم نرم افزاری است. از عمده دلایل این عدم تمایل می توان به سهل الوصول نبودن استفاده از نرم افزار، ترس کاربران از ثبت اطلاعات فعالیت های شان، نداشتن زمان کافی برای کار با نرم افزار و … اشاره کرد. در ادامه این موارد را به صورت دقیق تر بررسی کرده ایم.

زمان و داده ها

نرم افزار CRM تنها زمانی می تواند مفید باشد، که از آن استفاده شود، البته استفاده ی درست. یکی از چالش های مهم، زمان بر بودن وارد کردن داده ها است، و تیم فروش سازمان ها ترجیح می دهد زمان خود را روی فروش و استراتژی های آن متمرکز کند، تا این که داده ها را وارد CRM کند. خوب البته می توان به آنها حق داد، آنها به دنبال فروش بیشتر و کسب در آمد بیشتر هستند.

در بهترین حالت، اگر تیم فروش بخواهد داده های حاصل از فرآیند های فروش، مثل قرار ملاقات، تماس و ایمیل و … را وارد سیستم کند، اطلاعاتی وارد می کند که همیشه تاریخ گذشته است، یعنی دیر وارد سیستم شده و همیشه هم انرژی مثبت غیرواقعی در آن قرار دارد، مثل “دیدار با شرکت X خیلی مفید بود!”

نبود داده های کافی، و درست، باعث می شود مدیران در تصمیم گیری های خودشان اشتباه کنند. بد نیست بدانید که طبق تحقیقی که نتایح آن به تازگی منتشر شده، تمایل تیم های فروش به استفاده از تبلت ۴۰۰ درصد رشد داشته، اما آنها ترجیح می دهند به جای وارد کردن داده های مربوط به کسب و کار و فروش، ایمیل شخصی شان را چک کنند.

اما راهکارهایی وجود دارد که می تواند علاقه تیم فروش را به استفاده از این سیستم بیشتر کند:

1. سادگی و خودکار بودن: سعی کنید سیستم نرم افزاری CRM تان طوری باشد که وارد کردن داده ها حداقل المقدور خودکار یا ساده باشد.
2. تشویق کنید: روی این نکته تاکید کنید که استفاده از CRM منجر به فروش بیشتر و کارا تر می شود و در نتیجه درآمد آنها نیز می تواند بیشتر شود.
3. کاربران کلیدی را پیدا کنید: کاربرانی که بیشترین استفاده از سیستم را می کنند، یافته، و مرتب بازخورد های مربوط به سیستم را از آنها دریافت کنید.

 نرم افزار CRM دقیقا چه کاری انجام می دهد و چگونه باعث افزایش فروش می شود؟
پاسخ به این سوال می تواند به شما در انتخاب درست یک نرم افزار CRM کمک کند.

در مرحله اول باید بدانیم که ماموریت اصلی CRM چیست و نرم افزار CRM قرار از در کدام یک از بخش ها وارد شده و عملکرد شما را بهتر کند؟

نرم افزار CRM چهار ماموریت اصلی را دنبال می کند، این چهار ماموریت اصلی عبارتند از:
میزان تبدیل سرنخ به مشتری را افزایش دهد
درصد بیشتر از افرادی که به شما زنگ می زنند و یا شما برای بازاریابی سراغ آنها می روید را به مشتریان شما تبدیل کند، مثلا اگر قبلا 100 نفر به شما زنگ می زدند و 10 نفر آن به مشتری تبدیل می شد، استفاده از این ابزار می تواند این عدد را تا 3 برابر افزایش دهد! یعنی 30 نفر از آن 100 نفر به مشتری شما تبدیل شود  
    
میزان خرید مجدد مشتریان، یا معرفی شما توسط ایشان را افزایش دهد 
 کمک می کند که شما با نگهداری درست مشتریان فعلی، درصد خرید آنها و مهم تر از آن درصد معرفی شدن شما توسط ایشان را افزایش دهید.
    
یک تصویر روشن از کسب وکارتان را به شما نمایش دهد 
 یک تصویر روشن از کسب وکارتان را به شما ارائه کند تا شما بتوانید تصمیمات درست و هوشمندانه تری را بگیرید، به عنوان مثال به شما بگوید که تبلیغات اینترنتی برای شما  3 برابر بهتر از تبلیغات چاپی کار کرده ویا اگر 100 نفر به امیر زنگ می زنند 20 نفرشان مشتری می شود در حالیکه از 100 نفری که به محمد زنگ می زنند فقط 5 نفر مشتری می شود و ...
    
و در نهایت همکاری تیمی و انگیزهای همکاران را افزایش داده و شرکت را از رفتارهای انسانی مستقل کند
و در نهایت این نرم افزارها کمک می کند همکاری تیمی (با تعریف وظیفه، با کامنت گذاشتن، با منشن کردن و ...) و انگیزه های همکاران (هدف فروش، تحلیل کارایی و بازی سازی) بیشتر شده و شرکت با تغییر نیروهای انسانی خود در بخش فروش و پشتیبانی دچار چالش نشود  
       
اما این نرم افزارها چگونه فروش را افزایش می دهند ؟
پاسخ ساده است:  روند پیگیری را در کسب کار شما متحول می کنند! 

پیگیری ها منظم تر و سریع تر می شود 
دیگر نیاز به هیچ برچسب، ضربدر روی کنار انگشت شست، سر رسید و حتی حافظه انسانی نیست، فقط کافی ست، کارمندان میز کار خود را  در نرم افزار CRM باز کنند،  همه چیز به شکل منظم و زمانبدی شده برای انجام رو به روی چشمان شان قرار خواهد گرفت

پیگیری ها هیچ وقت فراموش نمی شود
با نرم افزار CRM کلا مفهومی به نام فراموشی از فرهنگ کسب و کار شما حذف می شود. پیگیری ها در میز کار جلوی چشم کارمندان فروش است، وقتی تاریخ آنها رد می شود، با رنگ قرمز مشخص می شوند و تا زمانی که انجام نشوند همان جا هستند.

پیگیری ها هوشمند می شود 
نرم افزار CRM علاوه بر اینکه پیگیری های شما را سریع تر و منظم تر می کند به شما این امکان را می دهد که به صورت هوشمندانه تری پیگیری ها رو انجام دهید، مثلا کسانی که سه ماه است با آنها صحبت نکرده اید را پیدا کند و در اختیار شما برای تماس قرار دهد و یا کسانی که در طول سال گذشته علاقمندی خود را محصول X شما نشان داده اند ولی هنوز خرید نکرده اند